敷地内に駐車場のあるマンションでは、車を買い替えたり、新規駐車場を借りたいという場合に、車庫証明を発行します。正式には「自動車保管場所証明書」というやつです。これは、本来、土地の所有者や管理者が発行するため、管理組合か管理会社が発行します。
管理組合で保管しているケース、管理会社で発行するケース等、マンションによって様々です。この車庫証明、多くの場合、ディーラーがサービスで警察に届けることが多いと思います。ディーラーが直接、管理会社に申し込むこともあるようです。
これを有償とするか無償とするかは、規定がありません。決めておいたほうがよいと思います。
この車庫証明書は、全国で基本的な記載項目はかわりませんが、ひな形は決まっていません。マンションか管理会社独自のひな形を使っています。
同証明書と同時に保管場所の所在図・配置図も必要となります。これを準備しているマンションは少ないと思います。自ら作るか、ディーラーが作ります。でもマンションで用意しておいてあげれば、有償（1,000円くらい）で発行しても、皆さん喜ぶんじゃないでしょうか。
この証明書や所在図を管理員業務としている管理会社もあります。その場合、発行のマニュアルをきっちり作成しておくことが必要だと思います。そして管理員さんへの教育も必要です。有償の場合の金銭の授受とその保管方法。印鑑は誰が押すのか。管理会社から発行する場合は、管理員室窓口で申請書を明記してもらい本社に連絡。その後、どれくらいで発行されるのか等々です。
あるマンションでは、管理員さんが車庫証明を先に発行してしまい、契約が後になってしまった、というケースもありました。そのタイムラグに、他の方が契約してしまい、大きなトラブルになりました。車庫証明の管理は、駐車場の使用者管理と同じ業務として、マニュアル化する必要があると思います。
