総会後に議事録を作成します。今回は、その総会議事録のお話です。
マンションによって議事録のフォーマットは様々です。管理会社と委託契約しているマンションでは、多くの場合、管理会社担当者が素案を作成してくると思います。もちろん議事録は、本来の作成者は管理組合ですから、すべて組合で作成する場合もあるでしょうが、まあ多くの場合、管理会社が作成して、組合がチェック（校正等）します。
過去の私の経験から、議事録でもめた話題を一つ。
問題となったのは、議事録の内容が総会の決定と違う、という話です。そんなことあるのかな、と思いますが、ありました。もちろん出席者の人数や、賛否の票数が違っていたのではなく、質疑応答の内容が違うということでした。でもそれって議事録ではなく質疑応答禄が違っているのであって、議事録が違うことにはならないのでは、と思われるでしょう。問題となったマンションは、議事録に質疑応答の内容が混在しているような書き方でした。よくあるんです。「１号議案 いろんな話し合いがあった結果、賛成●●票、反対●●票。」という書き方。議案ごとに質疑応答内容が書かれ、文の最後に議決結果が書かれている。もちろん違反とはいいがたく、議事録署名人が規約にそった人数の署名、捺印がされれば、議事録原本となります。
私は管理会社に在籍していたころから議事録は評決数だけ、と決めていました。もし総会での質疑内容を報告したければ、質疑応答禄として、議事録に添付すればよい。
議事録作成には時間がかかります。まして質疑応答禄まで作成していると、内容の校正等含めて、組合員に結果をお知らせするのも遅れます。私は以下のように指導しています。指導なんて偉そうなものではないですが。
１・総会終了後、すみやかに評決数と結果（可決か否決か）を掲示板に掲示
２・評決数と結果のみを明記したものを議事録原本として署名・捺印
３・質疑応答禄は議事録コピーを配布する際に添付。
４・質疑応答禄には署名・捺印をしない。
議事録はシンプルなほうがよいと思います。そこで最低限明記すべきだなと思うところを書いておきます。
「出席者、委任状数、議決権行使書数、議長の選出、議事録署名人、評決数、議案の可否」こんなところじゃないでしょうか。