以前も管理会社の着服のニュースをこのブログでお伝えした。今回は関東整備局からの指示処分が出ているから関東圏のマンションだろう。
複数のマンション管理組合にてA社の社員が管理組合の財産を着服したという事件。A社は、2019年にも管理組合の資金毀損で指示処分を受けている。
状況をもう少し説明すると、管理員さんが組合員から預かった来客用駐車場、自転車置場、集会室等の共用施設の使用料を本社フロント（組合担当者）に引き渡した後、回収したフロントが着服（不正流用？）したものですね。
以前もブログで少し話したが、管理会社の担当者が組合の資産、とくに現金を直接手にする機会はほとんどない。あるとしたら、上記のような管理員室でやり取りする使用料や小口現金である。
自転車置場使用料や集会室使用料などは、１回でもそんなに高額にはいかないでしょ。５００円とか１，０００円とか。マンション管理新聞（2021年9月15日号）によると着服期間は2015年9月～2020年4月までというから、それは、少額でもたまるとかなり行きますね。
というか、じゃあ、その期間の入金がないと、普通だれかが気が付きますよね。毎月の月次会計報告は理事会に提出しているだろうから、それを見ると、「今月の入金は」という感じで、会計担当理事や監事が確認するでしょ。それにフロントが着服しても、上司や会計担当社員が月次報告書をチェックしないのかな。
例えば、今回の不正は、マンションの元理事から「役員報酬を受け取っていない」との連絡で発覚したらしい。
役員報酬を出しているマンションは、私のお世話になっているマンションでも、そこそこあるのだが、前もって管理会社が払い出しを行い、現金を手渡し、その場で領収書にサインしている。そのような証憑がないと管理会社本社会計担当者も会計処理をできないだろうと思う。
つまり管理会社のガバナンスやシステムが全くきいていないだけではないかと思わざるを得ない。
A社では、今後、管理員室での現金取り扱い禁止を打ち出しているようだが、それはそれで不便だよね。管理員さんが小口現金で、備品当が購入できないと、業務に支障が生じる場合もあるし、組合員さんも、数百円をその場で払うことで使用できていた集会室や来客駐車場が、引落しや振込となるだろうから、結果、管理会社の手間は、余計に面倒となり、それこそ引落ミスが出そうだ。
要するに管理員さんのチェック表が管理会社本社に届いていれば、担当者が回収してきたお金を照らしあわせ、同時に領収書を証憑とするべよいだけだと思うのだが、そのシステムが構築できなかなった、ということなのかも知れないですね。