今回の個人情報の流出は限定的だが、同社はこの事件をすぐに公にした。当然といえば当然だが、Pマークを取得している企業であれば、それが一般的な流れだ。Pマークを取得していても、黙って報告さえ上がってこない会社だってあるだろう。上層部に事故報告さえ上がってこないようなこともある。だからといって、〇〇コミュニティーをかばうつもりはないけれど。

　マンション管理会社は大量の個人情報を扱う会社だ。日々新しい情報が入れ替わるということはないのだが、固定の顧客の情報を出し入れしている。もちろん、自分の情報がどのように管理されているか知りたい方は開示請求をおこなえば、どの会社でも一定の手続きを経れば開示情報を取得できる。

　分譲マンションというのは、区分所有者の集団であるため個々の個人情報が集まっている。毎月の管理費等の出納業務でも、個人情報を扱っていることになる。

　この問題はマンション管理会社だけに限られたものではなく、管理組合も個人情報の保護団体とみなされる。国交省やマンション管理業協会は、管理組合がきっちりと住民名簿を作成し（つねに更新もして）、保管することが必要であると指導している。多くの場合、管理会社が住民名簿を管理しているが、管理組合もきっちり保管しておくべきだという考えが浸透してきた。
　それであれば、紙ベースで保管するのか。データなのか。だれが、どのように管理するのか。これはともて難しい問題だ。管理員室に保管しておくべきなのか。管理員さんは、つねに住民名簿を閲覧する権利があるのかどうか。などなど管理体制を厳格にしておかなければ、個人情報など、あっという間に漏洩していく。

　理事会が住民名簿を管理しており、それを歴代紙ベースで引き継いでいたマンション管理組合で、ある理事が安易に名簿を住民に開示してしまったり、ゴミ箱に廃棄したりというような経験は、私にもある。

　人の行うことだからミスはあるのだが、なんとかミスの起きない体制やマシンができないものかと思う。
　私の苦い経験を披露しよう。これは私が管理会社に在籍していた時代だが、ある内勤者が管理費等の引落口座が明記された書類を第三者に郵送してしまった。これなどは、送ってしまったら、もうどうしようもない。もちろん、被害者様はその口座をこわし、新しい口座をつくられたが、一苦労だった。

　ご自分のマンションの管理会社がPマークを取得しているかどうかなどを調べてみるとよいと思う。少なくともPマークの付与機関は個人情報保護法や管理体制を教授してくれるし、毎年の監査を行う。ファックスなど２回送信したりするのは、現在では常識。１回目は相手の確認。２回目の書類を送信。またメールなどで資料を添付送信するようなときは、パスワードが別メールで送られてくることは、多くの方が経験しているだろう。あれ、面倒くさいと言えば面倒だが(;^_^A。（すみません。きっちりと守ります）。

もちろん今回の〇〇コミュニティーだってPマークは取得していたのだが。

※個人情報に関する過去ブログ

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　事件発覚後、当該管理会社は国交省や管理組合に報告して、住民説明会を開催し謝罪したとのこと。

　なぜこの元管理員が資料を渡したのか、管理組合の承諾のもとだったかどうかなどは不明なようだ。本当のところは分かっているのだろうが、「管理組合様との関係があるのでお答えできない」とする管理会社の立場は、それはそうだろうな、と思う。

　行った行為は不注意だったが、この行為は仕事上で知り得た秘密は仕事を退職しても秘匿しなければならないという、どの仕事でも当たり前のことに反する。その点は同管理会社も「個人情報の取扱いについて社内教育と管理体制の強化に努める」としているが、どうもこの事件は、個人情報を漏洩したかったわけではなく、修繕工事の資料の提供が目的だったのだろうな、と思う。そういうケースはたまにあるからだ。

　ある工事を新たに行う場合など、過去のデータを見ることが必要になるケースは常に発生する。その場合、個人情報が入っていないかどうかは、十分に気を付ける必要がある。

　私がこの業界（マンション管理業界）に入った当時は、管理組合でも5,000人以下のマンションであれば、その管理管理組合は個人情報保護団体とはみなされなかった（管理会社は別）。今は、人数に関係なく管理組合は個人情報の保護団体だ。つまり個人情報保護法が適用されるわけだ。

　とくに紙ベースで住民名簿などを保管している管理組合は注意を要する。でも、このデータがないと、管理を行いにくいことも事実だ。緊急事態に対処する場合などは、名簿一覧がないと困ることもあるから。

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　もう少しシビアな実際に経験したお話をします。あるマンションでは、管理費等の滞納者（一定額以上）を掲示板に一覧表で貼りだします。これって、かなり強烈でしょう。噂では聞いたことがあると思いますよ。きびしいマンションって。でも本当にやっているマンションって、皆さん、あまりご存知ないでしょう。ありますよ。
　もちろん、いきなりではありませんでした。理事会で検討に検討を重ね（その時は、私は管理業務主任者としてフロント担当でした）、今後の掲示の貼りだしについてのルール（金額や経緯、延滞期間等）化を通常総会に上程して、決定しました。
　いよいよ掲示が始まりました。当然、滞納者の氏名、部屋番号、滞納額、遅延損害金などの一覧表を貼ります。その管理会社を退職するまで、ずっと私が作成していました。張り出した当初は、当然来ました。来ましたって？何が？　もちろんクレームです。貼り出された滞納者さんからです。
　その時に、必ず出る言葉が「個人情報保護法」です。管理費等の滞納一覧データは間違いなく「個人情報」に該当すると思います。
　特定の個人情報データベース等を事業の用に供している者を「個人情報取り扱い事業者」と言います（法２条５項）。例えば専有部の住民名簿や管理費等一覧表。これらを管理して事業の用に供しているのは管理会社です（その当時は管理組合は該当しなかった）。ですから、その運営については、本当に気を使います。この管理費等滞納一覧の貼り出しが違法になるかどうか、当時の私調べに調べて、自信をもって貼り出しの議案上程を手伝いました。でも緊張しましたよ。最初のクレームを受けたときは。「来たな！」っていう感じでした。私個人（私人として）としては、貼り出しについては、なんら感想や善悪の感情はなかったですから、、、。
　果たして、ここまで読まれたこのブログの読者の方々は、上記の流れに沿った管理費等滞納の一覧表を掲示板に貼り出すことを違法だと思われますか。
　それは裁判等にならないと分らないです。
　でも、貼り出す前のルール化と総会決議を経ているということ。掲示板は館内（オートロック内）にあり第三者への個人データの提供に当たらないだろうと自信を持っていました。

　この個人情報保護法は、今では（平成29年5月30日以降）マンションの管理組合も個人情報取扱事業者とみなされます。それまで5,000人以内という制限も取っ払われ、区分所有者が３名でも、この３名の情報は個人情報として管理組合が法律にのっとり管理しなければなりません。マンションでは、組合員名簿、入居者名簿、駐車場使用契約書、管理費等の費用一覧や滞納一覧、その他、個人情報が含まれる書類をたくさん保管しています。それは管理会社も同様です。

　管理組合（管理会社も同様）がこの個人情報データを取り扱う注意点はいかのようなものです。
　・利用目的の特定ー利用目的を相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超え　　　　　　て行わないようにする。
　・利用目的による制限ー本人の同意なく、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。
　・取得に際しての利用目的の通知等ーその利用目的を公表しておくことがよいと思います。
　・第三者提供の制限ー一定の場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない（例ー不動産業者の売買のための情報取得等は許されると判断）
　・開示義務ー本人から開示請求が出たら、速やかに対応しなければならない。

　その後（つまり管理会社退職後）、私は、上記の管理費等滞納状況を貼り出しているマンションの方とは、ほとんどお会いしていないので、現在も継続されているかどうかは知りませんが、一度、ルール化しましたので、きっちり実行されているのではないでしょうか。
　管理費等の滞納一覧の貼り出しが違法になるかどうかを、当時の会社の上司に相談しましたが、だれも回答を出しませんでした。もう、一発、裁判覚悟で実行した覚えがあります。当時の、理事会のメンバーも、本当に毅然とした態度で対応していた記憶があります。

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