マンションの管理規約上、議事録の作成が必須条件とされているのは総会と理事会です。理事会の議事録作成要件は、ほぼ総会の手順に準じています。
この議事録。皆様のマンションでは、だれが作成していますか。管理会社と委託契約を締結しているマンションの多くは管理会社が素案を作成しているでしょうね。「あなたたちは議事録を作成しなくてよい。」と言われた場合、それは管理会社解約への第一歩です。
法律や管理規約には、議事録の作成方法などの詳細は書かれていません。ただ一般的に考えて、会の成立要件を満たしているかどうかを明記して、あとは議案と可否の人数を書けばよいと思います。
しかし、それだけでは、審議の中身がよく分らない、と言われ、質疑応答禄のような文をくっつける場合があります。
たしかに審議過程が分れば、可否にいたった論議の経緯が分かりやすく親切ですよね。ただ、たまに見かけるのが、質疑応答禄と議事録が混在しているようなパターン。
散文的に審議過程が書かれており、突然、「結果、賛成〇対反対〇で可決された。」と出てくるパターン。これは読みにく。
議事録というのは、上程議案に対して、賛否の結果を明記するもので、質疑応答禄は議事録とは違うと考えたほうがよいでしょう。
もちろん、それぞれのマンションで踏襲しているやり方があるでしょうから、完全に否定するわけではありませんが、、、💦。
議事録の署名捺印は、標準管理規約では、総会議事録が３名です。議長（多くの場合理事長）、総会に出席した区分所有者２名。計３名です（標準管理規約第４９条）。
理事会で議事録を作成する場合も、標準管理規約によれば、総会の議事録と基本的に同じです。議長１名と出席理事２名の署名捺印です（第53条４項）。
さて、この議事録ですが、意外にもめます。というかトラブルの原因になる。それは内容ではなく、提出のスピード。それは、誰が作成するかという問題もある。管理規約には以下のようにある。「総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。（第49条１項）」。
理事会の議事録についても総会に準ずるため、作成責任者は議長（多くが理事長）となります。でも実際に素案を作成している理事長って、ほとんどいないでしょ。だって、理事会（執行機関）の仕事を支援するのが管理会社の仕事だから、多くの場合、議事録の作成は委託契約の範囲内で、管理会社の仕事とみなされる。
管理会社のフロントさんは、一人で１０とか１５物件を担当していることが多い。こういう話は、何度もこのブログで書きました。この１５物件で毎月理事会を開催したら、1か月に１５回の理事会（２日に一度）が開催され、フロントは翌日に議事録を書いてしまわないと、もうその翌日には別の理事会が開催される。開催前の準備もあるでしょう。
だから、議事録はシンプルに書かないといけない。管理会社の上司の方は、部下が議事録作成を山のように抱えていないかチェックしてほしい。マンションによっては、非常に凝ったフォームの議事録がある。３時間ずっと論議する理事会もある。
議事録は、必ず、素案作成までの作成期限（１週間とか）、チェック期限（２週間とか）、署名捺印期間、保管者等をマンションのルールとして決めておくべきだと思う。
１月前の理事会の議事録が出てこないと、そのフロントさんは、仕事が回っていない証拠です。そうやって、いろんなマンションの議事録作成業務が山積していく。それは本人の仕事の仕方にも問題があるかも知れないが、管理会社内で必ずチェック機構を入れるべきだ。