「相見積もり」を依頼した、という話を聞くと、「共通仕様書は存在するのですか」と改めて質問することが多い。意外に、共通仕様書？って、という返事をもらうことが多い。

　もうお分かりだと思うが、共通仕様とは、同じ条件での入札ということである。これは誰かが作成しなければならない。当事務所は当事務所なりの共通仕様書を都度作成することとしているが、基本は、マンション管理業協会の雛形を利用させていただいている。これは一般の方でもHPからダウンロードできるので、利用されることをおすすめする。
　共通仕様書で「相見積書」を依頼すると、比較しても差が出ないのではないか、と良く懸念の声を聞く。ハッキリ言って、それは全く無い（あくまで私の経験上だが、、、）。費用ももちろんだが、内容的にも必ず、違いが出てくる。共通仕様書で内容に差が出るとは不思議だと思われるだろうが、じつはいくら共通仕様書を作成して見積書を依頼しても、どの会社も、かならず以下のように返事をしてくる。「これと全く同じ仕様で出すことは不可能です」と。
　それぞれの会社には、それぞれの委託方法と条件があるため、ぴったり共通仕様書には適合しないのだ。その時は、できる限り共通仕様に近い形で、見積書を提出してもらい、内容の差異についてはプレゼンの時に説明してもらうしかない。その違いに各社の特徴が表れることとなる。

　さて共通仕様書にそって見積書が提出されたとしよう。たぶん、数社によるプレゼンが行われるだろう（もちろん見積書だけで決定する場合もあるかも知れない、、、）。いよいよ「どの会社にするか」という話になった時に、その決め手は何か？どうしても感覚や気持ちにたよることになる。つまり、どのように客観的に判断できるか、という問題だ。

　もちろん客観的という言葉も、いろいろな捉えられ方をするが、ある程度は、見積書やプレゼンの内容を点数化することが必要だろう。それが、管理組合独自に行うのは、少し困難かもしれない。

　その場合は、共通の質問を何十と用意しておき、それぞれの回答を５段階や１０段階に分け、それぞれが点数をつけ、最終的に合計する。

　これは私の経験だが、ある管理組合で、４社の相見積もりを行った。プレゼンのあとに、まず第一印象でもよいので最も好ましい会社を１社書いてほしいと質問して、各自に提出してもらった。その後で、それぞれが点数化をして合計をしてみると、かなりの方が、第1印象と違う会社を総合得点でトップに選んだ。これなどは、感覚や気持ちと客観的に点数化した判断結果が違うということの証明だ。

　管理会社の選定は、管理規約で総会決議（一般的には普通決議ー議決権の過半数）と決められていることが一般的である。そのため、上記のプロセスは、あくまで理事会や委員会でのプロセスである。つまり理事会などで１社に絞り、その１社を総会議案として上程するのが一般的だ。たまに３社、４社を上程してしまい、どれも過半数にいかない、ということが生じる。またもっとも票を得た会社に委託するという判断をする管理組合があるが、それが過半数にいっていない場合は、規約違反となる可能性がある。もし数社を上程し、その獲得したトップの会社に委託するという場合は、上程議案書にトップの会社を選択するということをまず過半数決議しておき、その上でトップの会社を選ぶ必要がある。しかし、それでも少数の票でトップになった会社を選択するのは、あまり良くないと思われる。１７世帯のマンションで４社も比較して４：４：４：５となった場合、遺恨が残るような気がする。やはり、管理会社の選定は、理事会や委員会で１社に絞り、その１社に絞った理由を上程議案として要領説明し、賛否を問う方法が良いだろう。

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　管理会社を紹介してほしいと言われることもあるし、管理組合自ら競争入札の会社を選んでくることもある。管理組合自ら会社を数社でも選んできた場合は、見積書の共通仕様書を作成し、評価表を作成することになる。

　共通仕様書を管理組合自ら作成する場合は、マンション管理業協会のホームページに共通見積仕様が掲載されているので、それを利用することをおすすめする。この仕様書はうまくできている。私の場合は、この仕様書を７０％くらい利用させてもらい、３０％はそのマンション管理組合独自の形式を加えている。

　じつは、この共通仕様書の委託費内訳書には３つのパターンがある。そのどれを使用してもよいのだが、一般の人にはそれぞれの違いが分かりにくい。その違いは、一般管理の表示方法だ。たぶん、これを聞いても皆さん、あまりピンとこないと思われる。

　例えば、管理会社が消防設備点検を実施する。これは下請けの消防設備点検業者に丸投げする。下請けの費用が１世帯1,000円ならば、管理会社は管理組合に対して１世帯1,500円で出す。つまり500円上乗せしている。もちろんそうしないと儲からない。しかしこの500円という粗利の中には、フロントの給料や交通費、事務用品費、福利厚生費等々　いろんな諸経費が入っている。これを諸経費といったり一般管理費という。顧客は、管理会社が500円儲けたと思っているが、粗利から諸経費を差し引くと、場合によっては赤字のこともある。

　大手管理会社は、業者の業務費を上乗せせず、そのままの価格を出し、一般管理費を別途項目で提案することもある。じつはこの方法のほうが会社の経営戦略としては利益が確保しやすい。しかしこの場合は、どうしても価格が高くなりがちで、競争入札に勝てない可能性が高い。そのため中小の管理会社は自分たちの一般管理費価格を確保する前に、20％ほどの上乗せを目分量で見積価格に反映し、管理組合に提示してしまう。

　大手管理会社の委託費用が高いのは当たり前というか、正しい価格の提供方法だと思う。しかし、これでは入札に勝てないため、中小管理会社は一般管理費を度外視して価格を提供してしまい、結果、管理の質が落ちることになるのである。

　管理会社を変更する場合は、見積価格のどこに一般管理費が含まれているか、確認してみるとよい。

　私は、管理会社を擁護するつもりはないが、それほど利益を確保できていないと考えている。だから社員の給与も福利厚生の質も低いのだ。一人当たり１５物件も管理して、休日出勤もざらで、不満が高まる。その状態は、決して質の高い管理は生み出さない。

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　あるマンションでは、管理会社サイドが自主的に消防設備点検を共用部だけに絞って行った。それに対して管理組合は、状況からそれを受け入れたが、同時に専有部の入室が無かった分、委託料の一部を返金してきた。管理会社よりその話が出た時に、「まあ、そうなんだろうな」と思ったけれど、返金額については、管理会社の返金額をそのまま受託した。

　これまで委託料を返金するケースは、コロナ感染症が発生する前でも、もちろんあったけれども、今回、多くのマンションで、それが起こったと思われる。その場合、初めて管理組合は、委託料の詳細な中身について再認識したのではないだろうか。

　管理委託料の中身については、毎年行われる重要事項説明や委託契約書の締結時に確認されることだが、毎年、同一更新（同じ委託契約内容の継続）をしている管理組合が多く、重要事項説明書も委託契約書も、その契約期間を書き換える程度で、文書的には大きな違いがない。もちろん、委託契約の内容については、ある程度、把握しているつもりではあるが、その内訳金額までは、あまり認識されていない。
　契約書の内容にもよるが、内訳の書き方も管理会社によって違いもあるし、あまり詳細に書かれていない。
　例えば、消防設備点検（通常年２回）が年額200,000円（込）だったとして、それ以上詳細に考えない。200,000円で年２回だから１回あたり100,000円だろうな、と考えている。多くの場合、その通り料金は1/2のケースが多いのだが、実際には、消防設備点検は１回が機器点検のみで、あと１回は機器点検と総合点検となっているため、２回目のほうが点検項目が多いのである。そのため、２回目の費用を多くしている管理会社もある。毎回の点検が、「今回は総合点検である」と認識している管理組合員はほとんどいない。
　また１回の消防点検の費用の中身まで詳細に考えている管理組合も、まずない。例えば消火器の点検がいくらで、防火シャッター点検がいくら。専有部の火災警報器の点検がいくら、、、とか。また管理会社のほうも、費用をざっくりと出しており、下請けの消防設備点検業者の出してくる費用に何％かを上乗せして管理組合に提案しているだけだ。つまりその詳細な中身までだれも把握していないのが現状だ。
　関係性がうまくいっていれば、それでよいと思う。お互い納得した料金なのだから。しかし、今回のように、返金をする場合、詳細な内訳が分からないと、その返金額が適当なのかどうかさえ分からないのである。

　マンション管理士という仕事柄、たまに管理会社の委託契約料金の妥当性を調査してほしいと言われることもあり、また実際に減額交渉をしたこともある。こちらは、プロであり、管理会社がどのようにして管理委託料を決定しているかは、ある程度は分かる。下請けの費用の出し方。上乗せの仕方。粗利や固定費の出し方などを見て、高額かどうかを見極めるのだが、中には、赤字に近いのではないか、と思われるような委託料もある。そのような管理会社が、今回のようなコロナ禍において、返金を行うのは、仕方ないとしても、やはりかなりつらいのではないかと思う。もちろん実施していない業務の分は、返金が当たり前なのだが、普段からお互いに信頼できる関係性の中で、お互いが納得できる料金体系を組んでいないと、今回のように委託料の内訳を見つめ直した場合、かなりの問題が発覚するのではないかと思う。

　管理組合は管理会社がボッタ食っていると思い、管理会社は、こんなに安い委託料でクレームだらけだ、と思っている。このような関係では、絶対に良好な管理運営はできないし、いつか破綻すると思うのだが、いかがだろうか。

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日本中がコロナ禍におそわれ、マンション管理の現場にも大きな変化が見られた。
本来的に考えて見ると、密になることを避けなければならない状況下での管理組合運営というものを誰も考えなかった。つまり区分所有法も標準管理規約もマンション管理適正化法にしたって同じことだ。むしろマンション管理は、つねにコミュニティというものを大切にして、意思疎通の風通しをよくして運営されていくものだという前提があったと思う。
　さて管理の話だが、１年を通じて、何度か専有部分に立ち入る機器点検や清掃というものがある。とくに消防法に定められた消防設備の点検は年１回の機器点検と年１回の総合点検、合計の２回実施する。またこれは法令点検ではないが、雑排水管の高圧洗浄を組合にて行っているところも多い。上記に述べた、この合計３回だけでも専有部に専門業者が立ち入ることになる。
　昨年来、コロナ禍で、同点検を実施しなかったマンションも少なからずあろうと思われる。また消防設備点検などは、専有部を飛ばして、共用部だけを実施したマンションもあるだろう。
　多くの場合、管理会社に上記の点検を委託している管理組合が多かろう。実際には管理会社が元請けとなり下請け業者にアウトソーシングするのだが、これらの点検は基幹事務以外の業務と呼ばれ、アウトソーシングすることは法律的にも認められているし、とくに消防設備点検は消防設備士という有資格者でなければ実施点検できない。
　これらの点検は、管理会社の通例の委託契約として年間委託料として見積もられ、重要事項説明を経て、総会にて来期の委託契約の内容として承認される。委託契約料は月ごとに管理組合が管理会社に支払うものだが、一般的には、これは総額を12か月均等割にして支払う（通常は引落）。通常であれば、これで問題はない。しかし、昨年来、本来の共用部点検を実施しなかったマンションもある。そうすると、本来の委託契約料に含まれている点検実施費用を未実施のため返金しなければならない、という事態が多く発生している。普通は契約書の内訳として、「●●点検　年額●●●円」と書かれているので、それを返金すればよい。しかし、一部だけ（例ー共用部だけ）実施したような場合、返金額はいくらになるのだろう。それは決まっていなことが多い。なぜなら、委託契約の内訳では、点検総額のみを見積書として提出していることが多いので、細部にまで内訳として出していない。下請け業者も管理会社に対して、詳細な見積書内訳を提出していないことが多い。通常は、点検機器の数と部屋数を掛け合わせ概算で出す。結局、返金額が決まらないのである。
　ある管理会社は、委託契約の費用支払いを12か月均等割にせず、事務管理費用は12か月均等割として、躯体や機器点検等はオプションのように、実施した分を支払うという方法をとっている。この場合、毎月、請求額が変わるので、それはそれで会計報告書が見にくい（まあ、慣れれば問題ないですが…。）。
　これを機会に、管理会社の委託契約の内訳を精査してみるのもよいかも知れない。よく管理会社は、管理組合に言い値で出している、と言われるが、私はそれほど、管理会社もぼろもうけしているとは思えないです。もちろん大手と中小独立系管理会社とは、そこそこの開きはあるが、大手管理会社も、最近はかなり粗利を落としてきている。
　委託契約の内訳をよく精査することは、自主管理をした場合や、点検業務を管理組合より直接に業者に発注するような場合に役立つかも知れない。
　管理会社からの返金については、返金額もそうだが、まずは返金すべきと考える管理会社とお付き合いをすることをおすすめする。
　そんなことに気が付かない管理組合や管理会社もあるようだから。

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　年間顧問契約をしている管理組合で、管理会社の委託契約料の見直しをしました。
同管理組合では、管理会社との関係は良好でしたが、管理費予算が赤字となり余剰金を食いつぶしている状態でした。光熱費や雑費、小修繕費を削るには限界があり、管理会社にお願いをしました。その場合、管理組合だけでは、委託料金の適正価格が読めず、私のほうで減額案を作成しました。管理会社にとってはかなり厳しいものだったと思いますが、こちらが想像するに、なんとか粗利を残せるぎりぎりだったのではないでしょうか。同時に管理組合も管理費の値上げを総会に上程し可決されました。

　　管理委託料の適正な価格は、何を根拠に判断すればよいのでしょう。よく管理会社はぼったくりのように言われますが、現場を見ていると決してそうは思えません。管理会社のフロントをはじめ、内勤の方も、かなり大変な仕事です。売上が高くても、仕入れが多いのも事実で、管理員さんの給与、点検業者への支払を仕入れと考えると、差し引いた分が粗利となり、それも純利益ではありません。

　私が想像するに、管理会社の売上に対する粗利率はおおよそ１５％～３０％くらいではないかと推測しています。

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