管理計画認定制度においては、上記２種の名簿を管理組合が独自に所有し、最低でも年に１回は更新しなければならない、ということが要件となっているのだ。

　区分所有者名簿は多くの場合、管理会社が備えているが、その所有権は管理会社にあると判断されることが多い。組合員は管理会社の管理運営に資するために管理会社に個人情報を提供している。管理会社も、その情報は共用部の管理のために情報を利用しており、それ以外に使用することは無い、とするところが多い。

　ある日、自分の個人情報を理事長Aが知っていたら、それは問題だと考える組合員も多いと思う。緊急時に、管理組合が管理会社に対して個人情報を提供するよう依頼することがあるが、管理会社は管理組合に提供することは少ない。
　とくに居住者名簿となると、これを所持している管理会社は決して多くないし、それを管理組合（とくに理事会）が独自に調査して、毎年更新しているような組合は少ないと思う。また管理組合も個人情報の保管団体とみなされるため、その利用法には慎重を期する。

　私自身も緊急時の対応に資するため、管理組合が独自に居住者の情報を保持するためのアンケート調査などに協力したこともある。また要介護情報などを集めているような管理組合もある。

　しかし、組合独自で毎年それを更新して保持しているマンションとなると少ないのではないか。

　また多くの管理会社と管理組合はマンション標準管理委託契約書に基づいた委託契約を締結していることが多い。同委託契約書の第１６条には「（管理会社は）正当な理由がなく、管理事務に関して知り得た（一部省略）組合員等の秘密を漏らしてはならない。この契約が終了した後においても、同様とする。」となっている。あるマンションの理事長が、ある個人宅の情報を管理会社から得ることは、この条文に違反する可能性が高いと思う。

　今後は、マンション標準管理委託契約の雛形が変更となり「管理会社が知り得た名簿については、管理組合の依頼が有った場合は、提供する」というような条文が入るかも知れない。
　一方で、それが嫌だという組合員もいるだろう。その場合は、このような条文を削って、委託契約を締結するということになるかも知れない。

　まずは、現在の委託契約書の条文からでは、組合の個人情報を管理組合に提供するのは困難ではないかと思う。

　つまり管理計画認定制度において認定を受けるためには、組合が独自に居住者名簿を作成し、同時にその運営に際しての細則を総会承認してもらうことが必要ではないかと思う。

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　まず組合員名簿と居住者名簿と２つの名簿があるということ。組合員名簿とは区分所有者つまり各専有部のオーナーの名簿だ。これがないと総会の開催もできない。だれがオーナーであるのか。オーナーはどこに住んでいるのか。投資型分譲マンションだと、多くが賃貸にだされ、オーナーは、ほとんどが館内に居住していない。総会資料の郵送は大変な業務である。

　さて居住者名簿であるが、これは、各専有部にだれが居住しているのかを記録した名簿のことである。マンション管理組合の活動としては、まず組合員名簿がないと組合運営に支障をきたすため、同名簿が整備されていないマンションは少ないだろう。しかし、居住者名簿となると、その整備はおぼつかないことが多い。とくに賃借人が多いマンションでは、だれが居住しているのか。また、いつの間にか居住者が変わっているなんてことは日常茶飯事だ。
　管理会社に委託業務を委託している場合は、管理会社が居住者名簿を把握していることも多い。賃貸契約の場合、多くは、仲介不動産は管理会社とも連絡をとることが多く、住民名簿を管理会社に提出することが多いからだ。この場合、その居住者名簿は管理会社の管理所有となり、そう簡単に個人情報を出すことができない。

　今回の管理計画認定制度では、この居住者名簿は管理組合も把握して保管しておかなくてはならない、としているのである。これには、防災上の問題もあるようだ。

　この要件を満たすために、これまで管理会社まかせであった居住者の把握を管理組合が能動的に把握しなければならなくなった。年に１回は、全部屋に対して、居住者名簿の提出を依頼しなければならなくなった。もちろん、これに法的拘束力はない。実践したほうがよい行いの一つとなったということだ。

　名簿を提出する居住者は、だれに個人情報を預けるかという問題も生じる。ある管理会社は、年に１回必ず行われる通常総会の資料配布の際に、同時にこの居住者名簿を配布して提出を促している。今後は、その際に、提出先宛先に管理会社名と並列して管理組合名を入れておけばよいと思う。その場合、居住者が提出した個人情報は管理会社と管理組合にて共有できるということだ。注意しなければならないことは、管理組合も管理会社も個人情報の保護団体であるということだ。居住者名簿のデータを提出してもらう際には、同名簿の使用目的（管理組合運営のみに利用）を明記しておかなくてはならない。

　管理会社まかせにしていると、いざ管理会社を変更しようという時に、管理会社が組合員名簿や居住者名簿を管理組合に提出しないケースもあった。これでは総会が開催できず、管理会社変更案も上程できなかったというケースを見たことがある。国交省は、このような事実を、多分把握している。

　今回の組合員名簿、居住者名簿の管理組合での把握保管の推奨は、管理組合の本来の業務を再認識させ、すべて管理会社まかせにしないようにという警告の一つであると、私は捉えている。

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