週刊東洋経済（11月13日号）が「マンション管理」特集を組んでおり、同問題について、掲載している（p58）。実際には担当者の担当物件数ではなく、管理業務主任者の数と物件数で効率化の総合ランキングを推測している。

　それぞれのマンションの管理会社担当者を「フロント」と呼ぶのが一般的。まあ、現場の最前線という意味か。多くの人たちが管理業務主任という資格を有しているが、フロントという仕事をこなすためには、同資格は必須ではない。しかし、年１回の重要事項説明（委託契約の更新説明）は管理業務主任という資格が必要である。不動産取引の重要事項説明を宅建士が行わなければならないのと同じだ。そのため管理組合側としては、自分たちのマンションの担当者（フロント）が有資格者であることを望むケースが多い。契約内容の説明（重要事項説明）を担当者が行うほうがスムーズだ。つまり普段の担当者と契約更新の説明者が別であると、情報の共有ができているのかどうかを心配する。

　実際には、ある管理会社の管理業務主任者の数とフロントの数は同じではない。また管理業務主任者が全員フロントであるということもない。内勤者（事務方）にも管理業務主任の有資格者もいるだろう。今回の東洋経済誌の指標は、「管理業務主任者１人当たり棟数」と「マンション管理部門売上高」の２つの指標で、各管理会社を評価している。
　例えば、東急コミュニティー。管理業務主任者１人当たりの棟数が2.67．これは印象としては少ない。東急コミュニティーは最近、コミュニティーワンという管理会社と合体して、スケールで業界１位となったが、その影響があるのかどうか分からないが、2.67という数字は、かなり少ない。少ないということは、仕事の効率がよいということ。簡単に言うと、担当物件が少ないのだから、仕事に忙殺されないということ。
　コミュニティワンには、知り合いもいたが、フロントとしての担当物件数は、相当数あったはずだ。

　また同指標で４位とランクされている住友不動産建物サービス。同社での管理業務主任者１人当たり棟数は4.17．先にも述べた通り、事務方の有資格者も含まれているから、当然、現場のフロントの担当物件数はもう少し多いと思う。同社にいる知り合いのフロントの担当物件数は、およそ倍の８物件ほどだ。
　住友不動産建物サービスは、重荷となっていた管理物件を１割近く解約したことで有名で、これは事実。私の知り合いも担当物件数が入社時よりもかなり減っている。

　さて、一般的に業界順位は管理物件数と管理戸数でランクをつけるので、その場合、２位となる日本ハウズイングは、東洋経済誌指標では30位となっており、管理業務主任者１人当たり棟数は8.53。同社にも多くの知り合いがいるが、全員がフロントであるため、少なくとも担当物件は10棟を優に超すと思われる。知り合いには役職者もいるが、それでも担当物件数は15棟ほどの人もいるはずだ。　
　東洋経済誌の総合ランキングはスケールメリットを含んだ効率化の順位であるため、このような順位となるのだ。
　同誌で総合順位15位（業界順位では３位）の大京アステージは、管理業務主任者1人当たり棟数は6.76．

　さて、問題は、同誌の数字をどのように読み解くかなのだが、本当に同順位が管理会社の効率化を素直に表しているかどうかだが、そこは難しい。
　前回ブログで報告したように、国交省の査察においても、いまだに重要事項説明違反や管理委託契約書の不備はつねに指摘されている。
　これは私の現場での印象だが、委託契約にのっとった３カ月前の委託契約更新申し入れなどは、多くのフロントは忘れていることが多い。

　つまり東洋経済誌の効率化順位はとても参考になるが、実際の事務方と現場フロントの情報共有化が、そのまま数字となって表れているわけではない。大手管理会社になればなるほど、部門の壁があり、情報共有化がうまくいっていない面がある。
　しかし、同時に同誌の数字からわかることは、たしかに大手のスケールメリットによる効率化は、評価できるということだ。

　管理会社のフロントには、かなり実力差があると思う。大切なことは、会社の効率化が情報共有できる体制となっているかどうかということだ。議事録が提出できない。ミスが多いなどの理由で担当者の変更を管理会社に要求した場合、大手は人をかかえているので可能だが、社内の情報共有化ができていないと同じような問題が繰り返されるかも知れない。議事録の提出ができていないことを、社内のだれが知っており、それを問題視し、問題が表面化する前に会社として対応できるかどうかが大事なのである。

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　週刊ダイヤモンド誌の記事に出てくるコンサルは、明らかな悪徳保険コンサルだが、私は、今の保険業界の中では、保険を指南するコンサルがいることは必要悪のような気もしていたのだ。私自身も保険代理店の資格を有しているが、あくまでマンション管理士としてのコンサル業なので保険代理店は開業していない。しかし、管理組合を顧客としている以上、保険の相談も実際にはよくある話だ。

　多くの管理組合とお付き合いをしてきたが、保険については、それほど詳しい管理組合はない。毎年、輪番表で理事が交代するような管理組合が多く、管理組合が保険に加入していることくらいしかボンヤリと頭に入っておらず、事故があった時に、私のようなコンサルや管理会社が保険の申請をすすめる程度だと思う。また管理会社のフロント担当者でも、あまり保険に詳しくないと、申請できるような事件も見過ごしてしまう。

　私は、保険コンサルのような仕事が最低限生まれてくるのは仕方ないという物言いをしたが、実は、この業界には、そのような隙間が、まだまだあると思っているからだ。マンションに特化して話をすると、多くの管理組合がマンション火災保険（損害保険も含めて）に加入しているが、管理会社と委託契約をしている管理組合では、管理会社そのものを保険代理店として保険に加入していることがほとんどだ。そのため管理会社がのりあっている保険会社しか推薦しないし、実際にはフロント担当者が見積もりを理事会に持参して、実質は理事会にて決定する。多くの場合、団体割引をうけるため５年前納にしている。そのため、実際に保険の切り替えは５年ごとで、保険の切り替えに出会わない理事がほとんどだ。まあ、最近は料率が上がる前に、満期前に掛け替えをすることもありますが。

　正直にいうとフロント担当者も社内で提示された保険見積書を持参するだけで、実際の適用内容や申請、鑑定などについて詳細には知らない。ためしに、ご自分のマンションのフロント担当者に「地震保険はどのような場合に適用になるのか。一部損壊とは、どのような損壊を言うのか」と質問してもらいたい。ほとんどのフロント担当者は、正確には回答できないと思う。
　つまり、実際に震度５の地震が起こっても、見た目の被害が少なければ、保険が適用されるような被害かどうかわからないままだ。保険会社が親切に調べに来るわけではないから。

　そのような時に、保険コンサルが調査に入り、保険適用されると管理組合に言ったら、コンサルに手数料を払っても保険申請してみようという管理組合があってもおかしくないと思っていた。私は、自分がお世話になっている管理組合が保険を申請する場合は、必ず相談にのっており、取得した見積書にも目を通している。
　保険会社は申請された内容を必ず鑑定事務所に再調査を依頼する。鑑定人が保険認定かどうか。保険金額を決定する。彼らには彼らの考え方があり、そのうえで判断する。一般の人には、鑑定会社や保険会社の内規やルール、マニュアルは表に出ない。だから、想像以上に保険金が出たり、出なかったりするのだ。要するに、管理組合は必要な修復ができればよいので、それに見合った見積書を提出するべきだ。

　週刊ダイヤモンドの記事によると、登場するのは最初から相当悪徳なコンサルだ。マンションにおいては、そこまで悪質なコンサルが入り込む余地は少ないと思うが、同時に、保険をすすめる保険会社や代理店も、もっときっちりと保険の内容について説明すべきだ。当然、保険契約をする前には、法律に決まった重要事項説明を行っているが、やはり営業行為でもあるし、それほど詳しい説明をしているとは思えない。どのような場合に保険が適用されるか等、より詳細にお客様に説明し、自分たちで判断できる知識を身に着けていれば、わざわざ手数料を払ってまで保険申請する人もいなくなるだろう。

　マンションにも機能不全のような管理組合もある。記事のような悪徳なコンサルがマンション業界に入り込まないことを願う。

　管理会社も保険代理店であるということ。保険代理店である限り、営業上の損害率というものがあるということも管理組合は知っておくべきであると思う。

　過去のブログから漏水保険について

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　この議事録。皆様のマンションでは、だれが作成していますか。管理会社と委託契約を締結しているマンションの多くは管理会社が素案を作成しているでしょうね。「あなたたちは議事録を作成しなくてよい。」と言われた場合、それは管理会社解約への第一歩です。

　法律や管理規約には、議事録の作成方法などの詳細は書かれていません。ただ一般的に考えて、会の成立要件を満たしているかどうかを明記して、あとは議案と可否の人数を書けばよいと思います。
　しかし、それだけでは、審議の中身がよく分らない、と言われ、質疑応答禄のような文をくっつける場合があります。
　たしかに審議過程が分れば、可否にいたった論議の経緯が分かりやすく親切ですよね。ただ、たまに見かけるのが、質疑応答禄と議事録が混在しているようなパターン。

　散文的に審議過程が書かれており、突然、「結果、賛成〇対反対〇で可決された。」と出てくるパターン。これは読みにく。
　議事録というのは、上程議案に対して、賛否の結果を明記するもので、質疑応答禄は議事録とは違うと考えたほうがよいでしょう。

　もちろん、それぞれのマンションで踏襲しているやり方があるでしょうから、完全に否定するわけではありませんが、、、。

　議事録の署名捺印は、標準管理規約では、総会議事録が３名です。議長（多くの場合理事長）、総会に出席した区分所有者２名。計３名です（標準管理規約第４９条）。

　理事会で議事録を作成する場合も、標準管理規約によれば、総会の議事録と基本的に同じです。議長１名と出席理事２名の署名捺印です（第53条４項）。

　さて、この議事録ですが、意外にもめます。というかトラブルの原因になる。それは内容ではなく、提出のスピード。それは、誰が作成するかという問題もある。管理規約には以下のようにある。「総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。（第49条１項）」。
　理事会の議事録についても総会に準ずるため、作成責任者は議長（多くが理事長）となります。でも実際に素案を作成している理事長って、ほとんどいないでしょ。だって、理事会（執行機関）の仕事を支援するのが管理会社の仕事だから、多くの場合、議事録の作成は委託契約の範囲内で、管理会社の仕事とみなされる。
　管理会社のフロントさんは、一人で１０とか１５物件を担当していることが多い。こういう話は、何度もこのブログで書きました。この１５物件で毎月理事会を開催したら、1か月に１５回の理事会（２日に一度）が開催され、フロントは翌日に議事録を書いてしまわないと、もうその翌日には別の理事会が開催される。開催前の準備もあるでしょう。

　だから、議事録はシンプルに書かないといけない。管理会社の上司の方は、部下が議事録作成を山のように抱えていないかチェックしてほしい。マンションによっては、非常に凝ったフォームの議事録がある。３時間ずっと論議する理事会もある。

　議事録は、必ず、素案作成までの作成期限（１週間とか）、チェック期限（２週間とか）、署名捺印期間、保管者等をマンションのルールとして決めておくべきだと思う。

　１月前の理事会の議事録が出てこないと、そのフロントさんは、仕事が回っていない証拠です。そうやって、いろんなマンションの議事録作成業務が山積していく。それは本人の仕事の仕方にも問題があるかも知れないが、管理会社内で必ずチェック機構を入れるべきだ。
　

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