最近、こういったケースが増えているような気がする。行方不明となった区分所有者を探すには、管理会社にもそれぞれノウハウがあると思うが、今回は、行政書士さんにお願いした。住民票やが戸籍を追っていくのだが、やみくもに行政も第三者に戸籍情報を出せないので、管理費等の請求書の宛名を知りたいという理由により、行政書士さんに仕事を依頼した。費用は、たぶん皆様が思っているよりは安価だった。（まあ、高いという人もいるかも知れないが）。

　今回のケース、現在の住民票の住所が判明したが、そこも不在の状況だった。ただ偶然に、その住所も分譲マンションであり、その組合でも同じことが起こっており、そちらは親族との連絡先をつかんでいたため、その組合から親族に連絡をしてもらい、ご本人と連絡がとれた。体調が悪く施設に入院されていたのだが、ご親族がすべて管理費等を処理してくださった。

　今後、こういうケースは増えていくだろうなあ、と思う。

　6月8日の法制審議会では、区分所有法改正についての中間試案が示された。いくつもの改正点があるが、その中に「所有者不明、管理不全の専有部を管理するための財産管理制度についての規定」が新設されるとの試案である。期待したいところである。

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　まず組合員名簿と居住者名簿と２つの名簿があるということ。組合員名簿とは区分所有者つまり各専有部のオーナーの名簿だ。これがないと総会の開催もできない。だれがオーナーであるのか。オーナーはどこに住んでいるのか。投資型分譲マンションだと、多くが賃貸にだされ、オーナーは、ほとんどが館内に居住していない。総会資料の郵送は大変な業務である。

　さて居住者名簿であるが、これは、各専有部にだれが居住しているのかを記録した名簿のことである。マンション管理組合の活動としては、まず組合員名簿がないと組合運営に支障をきたすため、同名簿が整備されていないマンションは少ないだろう。しかし、居住者名簿となると、その整備はおぼつかないことが多い。とくに賃借人が多いマンションでは、だれが居住しているのか。また、いつの間にか居住者が変わっているなんてことは日常茶飯事だ。
　管理会社に委託業務を委託している場合は、管理会社が居住者名簿を把握していることも多い。賃貸契約の場合、多くは、仲介不動産は管理会社とも連絡をとることが多く、住民名簿を管理会社に提出することが多いからだ。この場合、その居住者名簿は管理会社の管理所有となり、そう簡単に個人情報を出すことができない。

　今回の管理計画認定制度では、この居住者名簿は管理組合も把握して保管しておかなくてはならない、としているのである。これには、防災上の問題もあるようだ。

　この要件を満たすために、これまで管理会社まかせであった居住者の把握を管理組合が能動的に把握しなければならなくなった。年に１回は、全部屋に対して、居住者名簿の提出を依頼しなければならなくなった。もちろん、これに法的拘束力はない。実践したほうがよい行いの一つとなったということだ。

　名簿を提出する居住者は、だれに個人情報を預けるかという問題も生じる。ある管理会社は、年に１回必ず行われる通常総会の資料配布の際に、同時にこの居住者名簿を配布して提出を促している。今後は、その際に、提出先宛先に管理会社名と並列して管理組合名を入れておけばよいと思う。その場合、居住者が提出した個人情報は管理会社と管理組合にて共有できるということだ。注意しなければならないことは、管理組合も管理会社も個人情報の保護団体であるということだ。居住者名簿のデータを提出してもらう際には、同名簿の使用目的（管理組合運営のみに利用）を明記しておかなくてはならない。

　管理会社まかせにしていると、いざ管理会社を変更しようという時に、管理会社が組合員名簿や居住者名簿を管理組合に提出しないケースもあった。これでは総会が開催できず、管理会社変更案も上程できなかったというケースを見たことがある。国交省は、このような事実を、多分把握している。

　今回の組合員名簿、居住者名簿の管理組合での把握保管の推奨は、管理組合の本来の業務を再認識させ、すべて管理会社まかせにしないようにという警告の一つであると、私は捉えている。

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　この住民名簿・オーナー名簿がとても大切になってくるときは、総会の案内を出すときなどです。オーナーの住所に総会資料等を郵送して、委任状や議決権行使書を返送してもらわなくてはなりません。
　過去にこの名簿の取得でとても苦労した経験があります。取得というのはどういう意味かというと、管理組合が管理会社から名簿をみせてほしいと頼んだ場合です。普段は管理会社が管理していますから。
　普段は総会の資料発送も管理会社が行ってくれることが一般的。だから管理会社が名簿を管理し内容を把握しておけばよいと考えていますが、それだけでは困ることがあります。
　例えば管理会社を変更する場合です。管理会社を変更することを議案として総会に上程するために総会資料をオーナーに配布しようとしたときに、管理会社がそれを拒否しました。つまり個人情報を管理組合に開示しないと言ったのです。
　自分たち（管理会社）が解約される可能性のある総会などを開催できないようにする最終手段です。オーナー名簿がないと管理組合は自分たちの力で総会の開催通知さえ郵送することができません。
　この時に管理組合は、「オーナー名簿は本来管理組合の所有物であり、管理会社はそれを管理組合から預かって保管しているだけだ。早く私たちの資産を返還しなさい」と主張しましたが、管理会社の回答は次のようなものでした。「オーナー名簿は管理組合のものではなくて管理会社のものである。オーナーは所有状況を管理会社あてに提出している。つまり管理会社を信用して個人情報を預けているので、それを開示することはできない」。との立場を崩しませんでした。
　結局は、なんとかオーナーの所在地を管理組合で探し出し自分たちでオーナー名簿を再作成しました。
　同件を関係機関に問い合わせをしましたが、回答は管理会社と同じものでした。この時に、私は初めてオーナー名簿が管理組合のものでないことを知りました。
　その後も、多くのマンションで管理会社の変更をサポートしたり、立ち会ったりしましたが、ほとんどの管理会社はオーナー名簿を提出します。また同名簿が、自分たち管理会社のものだという意識もありませんでした。ただ、ひとたび前述のような事実を知れば、管理会社も今後、態度を変えるかも知れません。このことを多くの管理会社フロントに話したことがありますが、「そんな場合でも、当社は情報を開示しますよ。管理組合と喧嘩してまで、抵抗したくありません」という管理会社がほとんどでした。
　普段の管理上の問題から、つねに最新の名簿を管理会社と共有しておくことが最善でしょうね。

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